أبريل 12، 2014

التنقية والاستبعاد في المكتبات : المعايير والإجراءات (الجزءالأول)

التنقية والاستبعاد في المكتبات
المعايير والإجراءات
إعداد / ا. أحمد عادل زيدان
تمثل عملية التعشيب شريان الحياة للمكتبة وتضفي لها خاصية النمو والتطور باعتبارها مؤسسة اجتماعية لها القدرة على الاستجابة لكل ما يطرأ على المجتمع من تغيرات.
وإذا ما نظرنا في الأدب المكتبي عامة والكتابات العربية خاصة حول موضوع التنقية والاستبعاد (التعشيب) في المكتبات لوجدناها نادرة ومتكررة كما أنه لم تظهر هناك جهود جدية لمحاولة وضع معايير ودليل عمل للمكتبات العربية للاسترشاد به عند القيام بتلك المهمة علماً بأن المكتبات تقوم بتلك المهمة بشكل مستمر من أجل ترسيخ مكانتها ودورها في المجتمع الذي تخدمه.
في البداية لا بد من الإشارة إلى أن مصطلحي التنقية والاستبعاد لا يمثلان مفهوماً واحداً بل لكل واحد منهما مدلوله فالاستبعاد (التعشيب) هو أحد نواتج عملية التنقية.
وعملية التعشيب هي عملية التقييم المستمر لمقتنيات المكتبة بقصد التخلص الجزئي من المواد المتهالكة والمواد التي تقادمت معلوماتها وأصبحت غير دقيقة وأيضاً المواد الغير مستخدمة من قبل المستفيدين وتشغل حيزاً بالمكتبة لذا تأتي أهمية عملية التعشيب التي تمد متخذ القرار بمعلومات دقيقة حول مقتنيات المكتبة لاتخاذ قراره وفقاً لمعايير التعشيب، وقد حددت بعض المكتبات نسبة الاستبعاد السنوي بمعدل 5 % من إجمالي مقتنيات المكتبة.
التزويد العشوائي والاستبعاد
ثمة علاقة وثيقة بين التزويد والاستبعاد فأحد أسباب الاستبعاد هو التزويد العشوائي وتبديد ميزانية المكتبة في شراء مقتنيات جديدة لا علاقة لها بالمجالات الموضوعية التي تغطيها المكتبة أو شراء نسخ مكررة لنفس العنوان بدون التأكد من وجود تلك العناوين مسبقاً في فهرس المكتبة.
وفي بعض الأحيان قد تدخل المجاملات بين موظف التزويد والناشر طرفاً في تلك المعادلة على حساب المكتبة والمستفيد بالإضافة إلى كفاءة موظف التزويد نفسه المنوط به القيام بتلك المهمة.

أين تقع عملية التعشيب في دورة عمليات المكتبة؟



هل هناك فوائد من التعشيب؟
هناك 6 فوائد تجنيها المكتبة على الأقل جراء هذه العملية وهي :
1.     توفير مساحات بالمكتبة : توفير مساحات على الرفوف عملية مكلفة مادياً بشتى الطرق وليس كما يعتقد البعض أن توفير رفوف إضافية هو الحل الأمثل والأقل كلفة للمكتبة لتوفير مساحات للمقتنيات الجديدة بل إن عملية المراجعة والتقييم المستمر لمقتنيات المكتبة هو الذي يوفر للمكتبة التكلفة والمساحة للإضافات الجديدة. وفي كثير من الأحيان بسبب تكدس الرفوف ينفذ صبر المستفيد في الوصول لما يحتاجه من أوعية لذا يجب ألا يملئ الرف بأكثر من 85 % من مساحته بالأوعية ومن الأفضل أن تكون المساحة المستخدمة على الرف بنسبة 75 % من إجمالي مساحة الرف. بذلك تكون المكتبة أكثر جذابية وأيسر في الاستخدام من قبل المستفيد.
و كما أن التتعشيب يساعد على توفير مساحات مادية بالمكتبة فإنه كذلك يعمل على توفير مساحات على قاعدة البيانات الخاصة بالفهرس الآلي بالمكتبة.
2.    توفير الوقت : يساعد التعشيب على توفير وقت المستفيدين والموظفين
3.    مقتنيات المكتبة أكثر جاذبية : وذلك من خلال عملية الإحلال والتجديد لمقتنيات المكتبة والتركيز على القيمة الموضوعية بغض النظر عن الكمية.
4.    تعزيز سمعة ومكانة المكتبة في المجتمع : من خلال الموثوقية والرواج وبناء الثقة مع المجتمع. فالمستفيدين يتوقعون أن مقتنيات المكتبة تم اختيارها بواسطة خبراء وأن ما بها من معلومات يتمتع بالحداثة والموثوقية.
5.    متابعة حالة المقتنيات باستمرار : فالفحص المستمر لمقتنيات المكتبة يمد مسئولي المكتبة بمعلومات حول احتياجات مجموعات المكتبة من إصلاح أو تجليد، كما ينبه الموظفين بما فقد من مقتنيات أو سرق وفي حاجة لتوفير بدائل لها كما أنها تضمن حصر فعلى لتعداد مقتنيات المكتبة.
6.     إحاطة مستمرة لنقاط القوة والضعف بمجموعات المكتبة

هناك تعليقان (2):

  1. مشكوووور .. وتسلم ايديك على الموضوع الممتاز
    new2you ,
    http://newt0you.blogspot.com/,
    توك شو , برامج ترفيهية,

    ردحذف
  2. شكرا على هذا الموضوع

    ردحذف